Die Gestaltung von Overheadfolien

Eine Präsentation von Overheadfolien soll die Aussage des Vortrages unterstützen. Überlegen Sie daher bei jeder Information, die Sie auf die Folie bringen, ob das für Ihre ZuhörerInnen oder nur für Sie von Interesse ist. Das Auge wandert auf Grund lange eingeübter Sehgewohnheiten von links oben nach rechts unten über die Folie. Die wichtigsten Informationen sollten also oben links stehen und die unwichtigsten unten rechts: Foliennummer oder Firmenlogo haben daher eher in der Fußzeile ihren Platz.

Für jede Präsentation ist es wesentlich, dass die Betrachter die Informationen schnell und zweifelsfrei erkennen können. Das ist mit Hilfe von Grafiken und Farbe besonders gut und leicht möglich. Eine rein schwarzweiß gestaltete Folie ist in der Zeit des multimedial verwöhnten Betrachters nicht mehr zu akzeptieren, auch wenn es u.U. ein geeignetes Stilmittel sein kann, sich vom mainstream abzuheben. Der Einsatz weniger, der Strukturierung dienlicher Farben ist eine Grundvoraussetzung für eine Präsentationsfolie. Dadurch wird die Aufmerksamkeit des Zuhörers erhöht, er kann sich besser orientieren und Sie haben die Möglichkeit, wesentliche Merkmale zu betonen.

Farbwirkung

Ravi Mehta und Rui Zhu (University of British Columbia, Vancouver) haben die Wirkung von Farben an einem Bildschirmhintergrund überprüft und festgestellt, dass ein blauer Hintergrund die Kreativität anregt, während ein roter die Vorsicht und die Aufnahmefähigkeit für Details steigert. Die Probanden mussten an sechs verschiedenen Hirnleistungstests am Computer mit wahlweise rotem, blauem oder weißem Bildschirmhintergrund teilnehmen. Offensichtlich wird die Farbe Rot mit Gefahr und Warnung verbunden, während Blau mit Ruhe und Frieden assoziiert wird. Rot aktiviert demnach eine aufmerksame Vermeidungshaltung, während Blau durch das vermittelte Sicherheitsgefühl mutige Innovationen fördert. Diese Prozesse finden unbewusst statt.

Bei komplizierten Zusammenhängen bieten sich Schichtfolien an, mit deren Hilfe man komplizierte Darstellungen schichtweise aufbauen kann. Bitte denken Sie hierbei besonders an den Einsatz von Farbe. Damit Folien passgenau aufgelegt werden können, haben die meisten Projektoren oben und an der linken Seite Zapfen für gelochte und dadurch fixierbare Folien. Ein Ersatz sind Passerzeichen (Kreuze an allen vier Ecken). Mehr als drei Folien lassen aber in der Regel nicht mehr ausreichend Licht durch.

Die Folie leitet und gliedert die Präsentation und das was Sie sagen, muss nicht auch noch gelesen werden, denn Ihre Zuhörer können entweder nur lesen oder nur zuhören. Die bildliche Darstellung von Sachverhalten hat entscheidende Vorteile:

• Sie reduziert den Rede- und Schreibaufwand.
• Das Gehörte bleibt besser im Gedächtnis.
• Die Erläuterung wird erleichtert.
• Sie fördert die Strukturierung des Vortrages.
• Man wird zu einer Auswahl von Wesentlichem und Unwesentlichem  gezwungen.
• Zum Schluss ist leichter eine Zusammenfassung möglich.

Der Vorteil des Overheadprojektors liegt darin, daß Sie Ihren Zuhörern nie den Rücken zudrehen müssen. Vor der Präsentation müssen der richtige Projektionsabstand und die Schärfe eingestellt werden. Während der Präsentation überzeugen Sie sich nur noch mit einem kurzen Blick, ob die Folie korrekt aufgelegt wurde. Alle Verweise zu einer Foliendarstellung erfolgen auf der Folie mit einem geeigneten Stift, nicht auf der Projektionsfläche. Wenn Sie eine Folie vom Apparat nehmen, um die nächste aufzulegen, klappen Sie den Spiegel zu, damit die Leinwand dunkel ist. Jetzt wechseln Sie die Folie, sodass kein Zuhörer irritiert wird. Wenn Sie eine Folie auflegen oder wieder abnehmen, lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer von Ihren Worten ab. Beachten Sie deshalb genau, wann Ihre Worte Ihre Zuschauer erreichen und wann es besser ist, einen Moment zu schweigen. Gehen Sie etwa in der hier angegebenen Reihenfolge vor, um jede einzelne Folie zu inszenieren und jederzeit die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer zu erzielen:

• Kündigen Sie die Folie an.
• Legen Sie die Folie auf.
• Vergewissern Sie sich, ob die Folie deutlich erkennbar ist und korrigieren Sie eventuell die Lage oder Schärfe.
• Wählen Sie eine Position nahe dem Publikum.
• Schweigen Sie noch 1 bis 2 Sekunden.
• Erklären Sie kurz, was auf der Folie zu sehen ist.
• Zeigen Sie schweigend auf das Objekt mit einem Zeiger.
• Nennen Sie das Objekt.
• Sagen Sie, was Sie den Zuschauern mitteilen wollen.
• Nehmen Sie die Folie wieder herunter, sobald die Darstellung ihren Zweck erfüllt hat. Damit haben Sie wieder die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer auf sich gezogen.

Drei grundsätzliche Folienarten

Folien werden heute meist mit dem Computer erstellt, wodurch diese sehr gut lesbar und auch leicht grafisch gestaltet werden können. Es gibt drei grundsätzliche Folienarten, die alle ihre eigenen Regeln besitzen, wobei oft eine Kombination der Folienarten vorliegt.

Das Textdiagramm

Gute Textdiagramme bestehen aus wenigen Punkten, die die Kernaussage des Textes enthalten. Je kürzer die Wörter und Sätze, desto präziser ist auch die Aussage. Ein Punkt sollte nicht mehr als sechs bis acht Wörter enthalten, das Diagramm nicht mehr als sechs bis acht Zeilen, also nicht mehr als 50 Wörter. Zu dieser Realisierung gehört etwas Übung. Jedes Diagramm sollte nur einen Gedanken enthalten, damit die Präsentation übersichtlich bleibt. Kraftvolle Verben veranschaulichen den Sachverhalt besser als langweilige Wortkonstruktionen mit vielen Substantiven. Das Thema bzw. der Titel sollte auf jedem Diagramm vorhanden sein; die Überschrift muss die Aufmerksamkeit des Lesers wecken. Grafiken können dabei hilfreich sein.

Das Organigramm

Das Organigramm verdeutlicht mit Hilfe einer schematischen Darstellung einen Sachverhalt und dessen Beziehungen zu einem Gesamtgedanken. So können z.B. Pfeile Verzweigungen oder Zusammenhänge verdeutlichen. Es geht also weit über die Gliederungsfunktion eines Textdiagramms hinaus, weil es zusätzlich optische Verknüpfungen bietet und so eine leichtere Übersicht ermöglicht. Dessen sprachliche Gestaltungsmittel müssen aber auch hier berücksichtigt werden.

Das Grafikdiagramm

Die leicht fassliche Darstellung von Zahlen und deren Zusammenhänge stellen eine besondere Schwierigkeit dar. Es wird zwischen Linien-, Balken- und Flächendiagramm unterschieden. Diese können aber die unterschiedlichsten Formen annehmen, bis hin zu dreidimensionalen oder bildlichen Darstellungen. Sie sind für bestimmte Einsatzbereiche prädestiniert. Das Liniendiagramm eignet sich z.B. zur Darstellung von Zeitreihen(z.B. Trends), Balkendiagramme werden für vergleichende Zahlen eingesetzt (Abnahme der Schülerzahlen pro Jahr), Flächendiagramme (Tortendiagramm verdeutlicht den Anteil einer Teilmenge an der Gesamtmenge in Prozent). Wie wäre es daher mit ein wenig ISOTYPE?

Faustregeln und Tipps zur Foliengestaltung

• Quellen: Klaus Bergner:
  Merkblatt zur Gestaltung eines Seminarvortrags
  ftp.informatik.tu-muenchen.de (1994-05-10)
  http://www.inf.fu-berlin.de/
  lehre/SS98/StringMatching/
  wie_gestalte_ich_einen_
  seminarvortrag/handout_5.html (02-04-19)
• Die Folien sollten rechtzeitig für die Generalprobe einige Tage vor dem Vortragstermin fertig sein, auf keinen Fall erst am Tag des Vortrags.
• Nehmen Sie das Querformat (Landscape Modus). Dies hat den Vorteil, daß Sie sich in der Menge der Informationen beschränken müssen. Außerdem ist Querformat leichter zu positionieren, besonders in niedrigen Räumen.
• Anzahl der vorzubereitenden Folien nach der Faustregel: ca. 4 Minuten pro Folie (z.B. höchstens 12 Folien bei 45 Minuten Redezeit).
• Planen Sie für jede Folie mindestens vier Minuten Vortragszeit. Das hängt zwar letztlich vom Inhalt der jeweiligen Folie ab, aber es ist in jedem Fall utopisch in einem (guten) 45 minütigen Vortrag 20 Folien auflegen zu wollen.
• Erstellen Sie eine Titelfolie mit Ihrem Namen und dem Thema des Vortrags.
• Die Folie sollte einem Standardaufbau genügen, der sich durch alle Folien hindurch zieht.
• Erleichtern Sie die Orientierung, daher zeigen Sie von Zeit zu Zeit die Inhaltsfolien.
• Gestalten Sie gleiche Sachverhalte gleich, d.h., gleiche Schriften, gleiche Symbole, gleiche Rahmen und Schattierungen für ähnliche Inhalte.
• Eine Folie sollte möglichst keine Mischung aus Bild und Wort enthalten, da hier eine gegenseitige Ablenkung entstehen kann.
• Benutzen Sie als Überschrift einen Querbalken mit leichter Schattierung.
• Wählen Sie große Schriften, d.h., mindestens 20pt für Fließtext und größer für die Überschriften. Keine Schrift sollte kleiner als 16pt sein (5mm für kleine und 7mm für große Buchstaben).
• Wählen Sie gut lesbare Schriften, am besten serifen- und schnörkellose. Die Schriftgröße ist auch von dem Projektionsabstand abhängig.
• Eindrucksvolle, farbige Folien, die auch ansprechende farbige Grafiken enthalten, können Sie mit einem Tintenstrahldrucker erstellen.
• Jede Folie sollte ein eigenes Thema haben, das der Zuhörer auch als solches erkennen kann.
• Stichwörter sind besser als ausformulierte Sätze. Die Zuhörer sollen nicht von den Folien ablesen, denn diese sind als Aufmerksamkeitsstützen gedacht, um Erläuterungen zu ergänzen und zu illustrieren.
• Schreiben Sie kurze Sätze, keine Stichworte, wobei Verben dynamischer wirken als Hauptwörter.
• Folien ersetzen nicht das Vorlesungsskript, überladen Sie sie diese daher nicht mit Text, sondern verstehen Sie die Folie nur als Ergänzung zum Vortrag, nicht als eigenständige Einheit.
• Höchstens 15 Zeilen pro DIN-A4-Hochformat-Folie bei Ausnutzung der ganzen Seite, höchstens 11 Zeilen pro DIN-A4-Querformat-Folie.
• Die Verwendung von Farben fördert im Allgemeinen die Übersichtlichkeit sehr (Beschriftung in den Farben blau, schwarz und grün; rot allenfalls zur Markierung oder in Zeichnungen und gelb am besten gar nicht).
• Sparen Sie weder mit Freiflächen noch mit Rändern, ein Drittel der Folie sollte leer bleiben.
• Beschränken Sie sich auf 5 Kernaussagen pro Folie.
• Betonen und gliedern Sie Texte, indem Sie dazu Rahmen, Pfeile oder Schattierungen verwenden.
• Grafiken müssen großflächig sein, das Wichtigste steht in der Bildmitte.
• Pfeile und Linien müssen dick genug sein, d.h. mindestens 1,5pt.
• Folien dürfen nicht verwirren und seien Sie sparsam mit Cliparts und Animationen, die nur der Dekoration dienen und nichts zur Erhöhung der Behaltens- oder Verstehensleistung beitragen.
• Folien sollten durchnummeriert sein. Bei Querverweisen auf bereits gezeigt Folien spart das Suchzeit und Sie können die Nummer der referenzierte Folie in Ihre Notizen aufnehmen.
• Falls eine schriftliche Ausarbeitung gefordert ist, kann diese nie direkt für die Folien verwendet werden (zu viele Informationen, zu kleine Schrift).
• Folien können ohne weiteres per Hand geschrieben und gezeichnet werden (wenn die Handschrift des Schreibers das zuläßt).
• Zum Vortrag Leerfolien und Folienstifte mitbringen (für eventuell nötige Korrekturen oder Veranschaulichungen bei der Beantwortung von Fragen).
• Der Dateiname ist genauso unwichtig wie interne Projektnummern. Vermeiden Sie Abkürzungen, die nur in Ihnen, Ihrer Abteilung oder Firma geläufig sind.
• Benutzen Sie beim Vortrag genau die Begriffe, die auf der Folie stehen.

Check-up für die Präsentation

Durch die intensive Arbeit an einer Präsentation wird man leicht betriebsblind. Überprüfen Sie das fertige Werk kritisch und distanziert auf die folgenden Punkte:

• Sind alle Textteile sauber formatiert? Vermeiden Sie generell Blocksatz. Er verursacht unregelmäßige Buchstabenabstände und das stört den Lesefluss erheblich.
• Gibt es Wörter, die missverständlich getrennt sind? Trennungen wirken oft sinnentstellend, etwa bei "bein-halten", verzichten Sie daher auf Silbentrennung (Ausnahme: zusammengesetzte Wörter).
• Werden ausschließlich Abkürzungen verwendet, die den Zuschauern bekannt sind? Vermeiden Sie im Zweifelsfall Abkürzungen, schreiben Sie Begriffe aus oder erklären Abkürzungen zumindest beim ersten Auftreten im Text.
• Werden einheitlich eine, maximal zwei vorzugsweise serifenlose Schriften verwendet?
• Sind die Überschriften groß genug, mindestens 32 pt?
• Ist der restliche Text ausreichend groß formatiert, mindestens 20 pt?
• Werden in Diagrammen und Tabellen ausschließlich serifenlose Schriften und ein Schriftgrad von mindestens 16 pt verwendet?
• Bei Präsentationen, die verschickt werden: Sind die verwendeten Schriften beim Empfänger vorhanden beziehungsweise beigefügt?
• Sind Folientitel auf eine Zeile beschränkt? Hat jede Folie ihren eigenen, aussagekräftigen Titel? Verwenden Sie nicht denselben Titel für mehrere Folien, das verwirrt. Sind die Titel wirklich treffend zum Inhalt der Folie gewählt?
• Ist der Sprachstil einheitlich? Verwenden Sie beispielsweise als Folientitel nur Fragewörter oder ausschließlich Fragen. Schreiben Sie Substantive entweder stets mit vorangestelltem Artikel oder konsequent ohne.
• Bestehen Listen aus maximal sechs Aufzählungen pro Folie? Sind die Listenpunkte auf eine, maximal zwei Zeilen beschränkt? Sind die Listenpunkte kurz und klar formuliert? Verwenden Sie keine ausformulierten Sätze und erst recht keine Schachtelsätze.
• Zieht ein Bild die Aufmerksamkeit des Publikums auf den richtigen Punkt? Hat ein Bild eine erläuternde Funktion oder ist es nur Dekoration? Bildelemente, die nur zur Dekoration dienen, lenken die Aufmerksamkeit des Zuschauers unnötig ab. Verzichten Sie auf überflüssige Fotos, lustige Strichmännchen und aufdringliche Deko-Elemente.
• Gibt es einen durchgehenden Stil oder werden Fotos, Cartoons und Illustrationen wahllos gemischt?
• Harmonieren die Farben der Bilder mit dem Rest der Präsentation oder stören Sie den farblichen Gleichklang?
• Werden alle Folien gleich mit Überschrift eingeblendet? Folientitel sollten nicht animiert werden. Die lästige Verzögerung, bevor es auf der Folie überhaupt etwas zu sehen gibt, wirkt ermüdend.
• Werden überwiegend angemessene Effekte mit wenig Bewegung verwendet? Ein rollender Aufbau von unten oder links wirkt ruhig, aber nicht langweilig. Anfänger in der Animation machen häufig den Fehler, alle Texte möglichst aus verschiedenen Richtungen einfliegen zu lassen - das wirkt unruhig.
• Laufen alle Effekte ohne Verzögerung und Ruckeln ab? Vermeiden Sie bei großen Bildern und speziell bei Fotos alle Effekte, die das Objekt über die Folie wandern lassen und oft in einem kläglichen Ruckeln enden.

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