Das Protokoll

Das Protokoll mit seinen verschiedenen Ausprägungen ist jene Textsorte, die am häufigsten zur Darstellung von Vorgängen, Verhandlungen und Handlungen benutzt wird. Das Protokoll hat die Aufgabe, die "Wirklichkeit" zu dokumentieren. Das Protokoll produziert also strenggenommen selbst nie Inhalte, sondern reproduziert, bildet ab, spiegelt wider, dokumentiert. Methodisch muss das Protokoll "getreu" arbeiten, d. h., es versucht Äußerungen von Personen oder Handlungen möglichst genau und ohne Weglassung, Zusätze, Umstellungen, subjektive Interpretationen und Bewertungen darzustellen. Ein Beispiel dafür ist etwa das Diskussionsprotokoll, das versucht die verbalen Äußerungen einer Gruppe von Diskutanten möglichst vollständig und unverfälscht festzuhalten und zusammenzufassen. Zusammenfassung und Protokoll haben daher viele gemeinsame Merkmale.

Das Protokoll muss daher entsprechend seiner Funktion als Dokument möglichst vollständig und korrekt alle formalen Bedingungen bzw. näheren Umstände seiner Erstellung bezeichnen, also etwa den Ort, die Zeit und den Namen des Protokollanten. Die Qualität eines Protokolls hängt von der Vollständigkeit der zu protokollierenden Kriterien (z. B. nur das gesprochene Wort, nicht aber die Gesten der Diskussionsteilnehmer) ab, die genau angegeben werden müssen und die Struktur des Protokolls bilden.

Hier einige Hinweise zur Abfassung von Protokollen:

• Das Protokoll soll dazu dienen, das in einer Gruppe Erarbeitete für die weitere Bearbeitung festzuhalten, und zwar so, dass auch der in der betreffenden Sitzung nicht Anwesende das Wesentliche über den besprochenen Gegenstand erfassen kann.
• Es ist folglich zu überprüfen, ob es günstiger ist, ein Verlaufsprotokoll, welches den chronologischen Ablauf der Sitzung wiedergibt, anzufertigen oder aber ein Diskussions- oder Ergebnisprotokoll, welches das Wesentliche einer Sitzung systematisch festzuhalten versucht. Gegenstand des Protokolls ist also der sachlogische Zusammenhang der diskutierten Inhalte.
• Neben den wesentlichen Diskussionsinhalten gilt es vor allem die Arbeitsergebnisse der Sitzung herauszustellen und als solche kenntlich zu machen, denn sie bezeichnen dem nicht Anwesenden den momentanen Stand der Gruppe bzw. der Diskussion.
• Das Protokoll sollte jede eigene Stellungnahme und Interpretation vermeiden. Organisatorische Mitteilungen sollten, sofern sie von allgemeinem Belang sind, nur am Rande Erörterung finden und als solche kenntlich gemacht werden.
• Das Protokoll sollte einen angemessenen Umfang haben, es muss nicht möglichst detailliert Auskunft geben, sondern lediglich einen Überblick vermitteln.
• Die sachlogische Gliederung sollte durch sinnvolle Absätze erkennbar sein, Überschriften sind nicht erforderlich. Die Hervorhebung wichtiger Aussagen (z.B. durch Unterstreichung) ist dagegen u.U. empfehlenswert.
• Im Vorspann sollen die vollständigen Angaben zum Datum der protokollierten Sitzung, zum Diskussionsthema, zur Anwesenheit der Teilnehmer und zum Vor- und Zunamen des Protokollanten enthalten sein.

• Das Sitzungsprotokoll einer Parlamentsdebatte enthält außer den einführenden Hinweisen zu Ort, Zeit und Gegenstand der Beratung auch Verweise auf Anlagen, die als Drucksachen vorher verteilt wurden, und auf die Anwesenheitsliste. Die Debattenbeiträge werden ebenso wie die Zwischenrufe wörtlich abgedruckt.
• Ein Gerichtsprotokoll gibt den Verlauf einer Gerichtsverhandlung wieder, nimmt aber nur die entscheidenden Aussagen wörtlich auf.
• Das Ergebnisprotokoll, das etwa bei Abschluss einer Geschäftsverhandlung erstellt wird, ist so knapp wie möglich, hält Ergebnisse fest, lässt aber keine Rückblicke auf die Verhandlung zu.
• Das Stundenprotokoll hat Elemente des Ergebnisprotokolls und des Verlaufsprotokolls, wie es bei Gericht üblich ist. Dennoch unterscheidet es sich von beiden: Es ist nicht wichtig zu sagen, wer was wann gesagt und geantwortet hat; aber der Unterrichtsverlauf sollte in seiner logischen oder zeitlichen Strukturierung erkennbar sein; deshalb ist eine Binnengliederung notwendig. Wichtig sind die erzielten Ergebnisse und die Methoden, mit denen diese Ergebnisse gewonnen wurden; eingeschlagene Irrwege können verzeichnet, müssen aber als solche durchsichtig gemacht werden.

Da das Protokoll vorzüglich Ergebnisse enthält, wird es im Präsens geschrieben; Vorzeitigkeit wird durch Perfekt gekennzeichnet. Das Unterrichtsprotokoll informiert knapp, sachlich, dem Empfängerkreis verständlich. Es ist kaum möglich, die "Unterrichtswirklichkeit" in Form eines Gedächtnisprotokolls nachträglich zu rekonstruieren. Vielmehr sollte die Anfertigung auf der Grundlage verlässlicher Notizen erfolgen. Dazu empfiehlt es sich beim Mitschreiben

• den Verlauf der Stunde durch Ziffern zu gliedern,
• übergeordnete Fragestellungen zu unterstreichen,
• wichtige Beiträge ausführlich und namentlich zu notieren,
• Textstellen quellenmäßig nachzuweisen,
• Tafelanschriften und Zusammenfassungen wörtlich zu nehmen,
• Zusammenhänge graphisch zu verdeutlichen (Pfeile, Farben, schematische Zeichnungen),
• Abkürzungen zu verwenden.

Unterrichtsprotokolle sind besonders dann nützlich, wenn sie in einem Ordner gesammelt werden und allen Schülern zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.

Beispiele von Protokollen

Die im Studium am häufigsten auftretende Form ist das Diskussions- oder Ergebnisprotokoll, das vorzugsweise in Seminarsitzungen angefertigt wird. Hier sind zunächst die näheren Umstände zu dokumentieren, also

• Titel des Seminars,
• Name des Veranstalters,
• Datum der Sitzung,
• ggf. Thema der Sitzung,
• ggf. die Namen der Referenten und auch das
• Thema des Referats, schließlich der
• Name des Protokollanten.

Für ein Diskussions- oder Ergebnisprotokoll könnte sich demnach vielleicht folgende Struktur ergeben:

• Hauptgegenstand der Sitzung,
• in der Diskussion vertretene unterschiedliche Auffassungen,
• u. U. dazu gegensätzliche Meinungen,
• deren Begründungen,
• die aufgetretenen Fragen bei den Teilnehmern,
• deren Beantwortung, - die Bilanz der erreichten Übereinstimmung,
• die Bilanz der offengebliebenen Fragen oder Uneinigkeiten.

Diskussions- oder Ergebnisprotokoll

Grundlage für ein Protokoll ist die Mitschrift des Protokollierenden. Hierbei ist zu beachten, dass ein wörtlicher Mitschrieb des Gesagten in der Regel unmöglich und auch nicht sinnvoll ist. Wichtiger ist das Festhalten von Stichpunkten und Fachausdrücken bzw. der Hauptaussagen.

Ein weißes Blatt Papier ist für die Protokollierung ungeeignet, denn die fehlende Strukturierung des Blattes führt häufig dazu, dass die Struktur und Systematik des anzufertigenden Protokolls erst mühsam aus den unstrukturierten Notizen extrahiert werden muss. Zur Reduzierung dieses nachträglichen Aufwandes sollte vorab eine Blanko-Protokollvorlage entworfen werden. Auf diese Weise hat der Protokollant die Möglichkeit, schon während der Protokollierung due etwa später gewünschte Struktur des Protokolls einzuhalten. Zudem unterstützt eine Protokollvorlage die systematische Protokollierung einer Sitzung, denn die wichtigsten Punkte werden nicht vergessen.

Am leichtesten tut sich der Protokollführer, wenn er mit Papier nicht spart, die Blätter nur einseitig beschreibt und fortlaufend numeriert sowie einen breiten Rand für spätere Ergänzungen offen lässt

Zusätzliche Abbildungen (Skizzen, Fotos, Karten etc.) erhöhen die Anschaulichkeit von Protokollen. Eine Wiedergabe von Abbildungen aus dem Skript einer Veranstaltung ist jedoch überflüssig, in der Regel reicht ein Verweis aus. Wichtig ist bei allen Formen von Abbildungen die Verknüpfung mit Beispielen.

Der Protokollant sollte versuchen, Themen knapp, präzise, objektiv zu beschreiben und dabei lange "Schachtelsätze" vermeiden. Kennzeichnend für den Stil des Protokolls sind Sachlichkeit und Kürze. Dazu trägt bei, dass die Niederschrift nicht im Präteritum, sondern im Präsens erfolgt. Außerdem empfiehlt es sich, den Konjunktiv zur Wiedergabe wörtlicher Aussagen nur sparsam zu verwenden.

Zu einer wissenschaftlichen Beschreibung gehört das Weglassen von wertenden Adjektiven wie "gewaltig", "riesig", etc. Beispiel: "geringe Aufmerksamkeit der SchülerInnen" anstatt "schlimme SchülerInnen".

Der Protokollführer sollte das Protokoll vor der Abgabe noch einmal durchlesen und dabei auf eine klare und verständliche Ausdrucksweise achten und alle Rechtschreibfehler korrigieren.

Ein Protokoll sollte standardmäßig gegengelesen werden!

Praktische Tipps

Prinzip 1: Einer für alle, alle für einen

Das Protokoll wird - ebenso wie die Tagesordnung und die Ziele des Treffens - in gemeinsamer Verantwortung erstellt. Zwar wird es in vielen Fällen weiterhin eine(n) handwerklich Zuständige(n) geben. Die festzuhaltenden Informationen, Einschätzungen, Beschlüsse und Verantwortlichkeiten werden aber gemeinsam formuliert. Wer lange Statements hält, muss auch in der Lage sein, sie zusammenfassend auf den Punkt zu bringen. Die disziplinierende Wirkung auf Vielredner kann beträchtlich sein. Gelingt es nicht, üben sich die Beteiligten unter Federführung des Sitzungsleiters im "aktiven Zuhören" und fassen den Beitrag zusammen.

Prinzip 2: Protokoll "in progress"

Inhalte und Ergebnisse werden fortlaufend und nach Möglichkeit für alle sichtbar festgehalten, am Ende der Sitzung noch einmal zusammengefasst und möglichst sofort an die Teilnehmer verteilt. Damit das praktikabel ist, sollte der Schwerpunkt auf dem klassischen Ergebnis-Protokoll liegen: Darin ersetzt die systematische Ordnung innerhalb der einzelnen Tagesordnungspunkte die Chronologie (zum Beispiel in Form gesammelter Pro- und Contra-Argumente). Konkrete und differenzierte Ergebnis-Formulierungen sind wichtiger als ausführliche oder gar personalisierte Verlaufs-Dokumentationen.

Prinzip 3: Konsequent visualisieren

Unabhängig von der letztlich genutzten Protokolltechnik müssen alle Teilnehmer zumindest die aktuelle Tagesordnung sowie die im Laufe der Sitzung festgelegten Ziele und Beschlüsse vor Augen haben. Die Veranschaulichung kann ganz konventionell an

• Tafeln und Flipcharts,
• auf Wandzeitungen und
• mit Karten an Moderationswänden

geschehen oder aber um "Hightech"-Kombinationen aus Notebook, Mindmaps und Beamer ergänzt werden. In kleineren Runden genügt statt des Beamers oft auch ein externer TFT-Bildschirm, der für alle sichtbar an das Notebook des "Schriftführers" angeschlossen ist. Dabei eignet sich das landläufig als Kreativ-Methode eingestufte "Mindmapping" ganz hervorragend zur Adhoc-Visualisierung und Dokumentation bei Besprechungen. Anders als bei normalen handschriftlichen Notizen lassen sich bei Mindmaps die Inhalte ganzer Themenbereiche ebenso wie Einzelaspekte jederzeit neu anordnen und korrigieren. Jeder einzelne Ast kann zudem mit Links auf weiterführende Informationen in externen Dateien verknüpft werden.

Wird auf den Einsatz von Computer gestützten Protokoll-Verfahren verzichtet, können "Tafelbilder", Flipchart-Aufzeichnungen, Wandzeitungen etc. am Ende der Sitzung mit einer Digitalkamera festgehalten (siehe Beispiel rechts) und umgehend an alle Beteiligten verschickt werden. Das senkt die Protokoll-Hürde zusätzlich und erhöht noch dazu den Nutzen, da die Besprechungsergebnisse allen Beteiligten (und vor allem auch Nichtteilnehmern) unverzüglich im betrieblichen Alltag zur Verfügung stehen.

Prinzipien effizienter Protokollführung

Protokollführer sollten dafür sorgen, dass sie schon existierende Protokolle zu einer Sitzung kennen, über das Thema der Sitzung Bescheid wissen, die Sitzungsteilnehmer einschließlich deren genaue und aktuelle Titel kennen, die Tagesordnung vorliegen haben, die Geschäftsordnung kennen, alle benötigten Vorinformationen haben, die formalen Richtlinien kennen und die nötige Zeit zum Verfassen des Protokolls möglichst bald nach der Sitzung haben. Die Verfassung eines Protokolles benötigt viel Zeit. Als grobe Richtlinie sollte die doppelte Sitzungszeit eingeplant werden. Dies kann jedoch je nach Erfahrung des Protokollführers stark nach oben und unten variieren. Ein Protokoll sollte möglichst direkt am Anschluss an eine Sitzung verfasst werden, denn je länger eine Sitzung zurückliegt, desto mehr Details werden vergessen.

Merkmale eines guten Protokollführers

Da in der Praxis der wahrgenommene Nutzen eines Protokolls oft gering und seine Anfertigung kein gemeinsames Anliegen aller Beteiligten ist, muss man sich nicht wundern, dass alle versuchen, sich um dessen Erstellung zu drücken. Die Ursachen dafür:

• Die Benennung eines individuell zuständigen "Schriftführers" entlastet die übrigen Teilnehmer tendenziell davon, ziel- und ergebnisorientiert zu kommunizieren. So werden ausschweifende Endlosstatements einzelner Vielredner ohne klare Stoßrichtung ebenso möglich wie allgemeines Palaver oder völliges Desinteresse.
• Die Protokoll-Erstellung gilt landläufig als minderwertige Assistenten-Tätigkeit: Dabei stellt das Erfassen und Dokumentieren inhaltlicher Essentials intellektuell und handwerklich (oft zu) hohe Anforderungen an eine einzelne (noch dazu aktiv beteiligte) Person.
• Hinzu kommt, dass erforderliche Arbeitstechniken und Know-how vielfach schlicht fehlen: An (Hoch-)Schulen und während der Ausbildung werden die nötigen Methodenkompetenzen (wie zum Beispiel Kurzschrift, Nutzung geeigneter Arbeitsmittel, Training beim Formulieren von Zusammenfassungen unterschiedlicher Art und Umfangs etc.) sträflich vernachlässigt. Der allgegenwärtige Business-Bluff führt außerdem dazu, dass sich auf diesem vermeintlich banalen Sektor niemand eine Blöße geben und Hilfestellungen erbitten will.
• Und nicht zu vergessen: Konsequentes Festhalten von Beschlüssen und Verantwortlichkeiten (und deren spätere Überprüfung) zieht Arbeit für alle Beteiligten nach sich. Auch das ist in manchen Betrieben die Ursache dafür, warum Protokolle so unbeliebt sind und ein stiefmütterliches Dasein fristen.

Warum Protokolle so unbeliebt sind ...